Política de Privacidade

1. Quem é responsável pelos dados

• Dados dos pacientes: o psicólogo ou a psicóloga é o controlador. É quem decide gravar, o que registrar e por quanto tempo guardar, e quem responde pelo prontuário. O Mind Notes é o operador: trata esses dados só para prestar o serviço e seguindo as instruções do profissional.
• Dados das psicólogas e psicólogos que usam o app (cadastro, login e configurações): o controlador é o Mind Notes.

2. Quais dados tratamos

• Do profissional: nome, e-mail, telefone, CRP, cidade, abordagem clínica, preferências e, se conectar, a Google Agenda (título, horário e convidados dos eventos). O Mind Notes só escreve na agenda quando o profissional pede: o título e o horário de uma sessão agendada pelo app (com o nome do paciente ou só as iniciais) e o link do Meet. Nenhum conteúdo das sessões vai para a agenda. Ao desconectar, o acesso é revogado no Google e os eventos copiados são apagados.
• Do paciente: nome, contato, dados de cadastro e documentos enviados pelo profissional. Com consentimento, também o áudio das sessões, a transcrição e as anotações geradas a partir dela: temas, pessoas citadas e pontos para retomar.
• Do consentimento: o registro do aceite (versão do termo, data, IP e navegador). O espaço do paciente e o chat estão desativados por enquanto.
• Técnicos: registros de auditoria (quem fez qual ação e quando, sem conteúdo clínico e sem o nome do paciente) e um cookie de sessão para manter o login.

O conteúdo das sessões é dado pessoal sensível (dado de saúde, art. 11 da LGPD) e recebe a proteção mais rigorosa do app.

3. Para que usamos e com qual base legal

• Gravar, transcrever e organizar as sessões: consentimento específico e destacado do paciente (art. 11, I), registrado no termo de consentimento (versão atual 2026-11-v3).
• Prontuário e registros clínicos do profissional: cumprimento de obrigação legal e regulatória e tutela da saúde por profissional de saúde (art. 11, II, "a" e "f").
• Conta, login e funcionamento do app para o profissional: execução do contrato (art. 7º, V).
• Segurança, auditoria e prevenção de fraudes: legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II e IX).

Não vendemos dados, não usamos para publicidade e não usamos para treinar modelos de inteligência artificial. Não há rastreadores de terceiros nem ferramentas de análise de navegação no app.

4. Inteligência artificial

A IA sugere temas, organiza as pessoas citadas e faz resumos. Antes do envio, os nomes já cadastrados (do paciente e das pessoas da vida dele) são trocados por códigos, e a resposta volta com os nomes só dentro do app. Nomes ditos pela primeira vez numa sessão ainda vão como foram falados, e o cadastro em lote envia os documentos com os nomes, porque é dali que eles são lidos. Toda sugestão aparece marcada como "Sugerido pela IA" e mostra o trecho da transcrição em que se baseia. Trechos citados pela IA que não existem na transcrição são descartados. A IA não faz diagnóstico e não toma decisões clínicas: a responsabilidade é sempre do profissional.

5. Com quem compartilhamos

Só com os fornecedores necessários para o app funcionar, contratados como suboperadores e proibidos de usar os dados para qualquer outro fim:

• Supabase (Brasil (região São Paulo)): banco de dados, login e armazenamento de arquivos. Todos os dados do app; o conteúdo clínico e identificador já chega criptografado com a chave da psicóloga.
• Deepgram (Estados Unidos): transcrição do áudio das sessões. Áudio da sessão, só durante o processamento, fora do programa de melhoria de modelos.
• Anthropic (Estados Unidos): inteligência artificial: organização de temas, pessoas citadas e resumos. Transcrição e anotações, com os nomes já cadastrados trocados por códigos; no cadastro em lote, os documentos enviados vão com os nomes.
• Google (Estados Unidos): google Agenda e Meet, só se a psicóloga conectar a conta dela. Lemos título, horário e convidados dos eventos; escrevemos só o título e o horário das sessões agendadas pelo app (o nome do paciente ou só as iniciais) e o link do Meet; nada das sessões gravadas.

Outros profissionais que usam o Mind Notes nunca veem os seus dados: cada conta é isolada no banco de dados. Também podemos compartilhar dados quando a lei ou uma ordem judicial exigir.

O WhatsApp não recebe nada do Mind Notes. O app só abre o WhatsApp com a mensagem preenchida, e é o próprio profissional quem revisa e envia. O reconhecimento de nomes ao vivo durante a gravação usa o recurso de voz do navegador. No Chrome, esse áudio é processado pelo Google. Esse recurso vem desligado e avisa isso antes de ser ativado.

6. Transferência internacional

A transcrição (Deepgram) e a inteligência artificial (Anthropic) são processadas nos Estados Unidos. Essa transferência acontece com o consentimento específico e destacado do paciente, dado no termo de gravação (art. 33, VIII), e com garantias contratuais de confidencialidade, segurança e proibição de uso para outros fins. O banco de dados e os arquivos ficam no Brasil.

7. Como protegemos os dados

• Conexão sempre criptografada (HTTPS).
• Cada profissional tem um cofre: uma chave própria que criptografa (AES-256-GCM) nomes, contatos, transcrições, anotações, pessoas citadas, áudios e documentos antes de serem guardados. A chave só é aberta com a senha do profissional ou com o código de recuperação entregue a ele. O Mind Notes não guarda nenhum dos dois: sem eles, nem a nossa equipe lê esse conteúdo, e se ambos forem perdidos os dados não podem ser recuperados.
• Enquanto o profissional está conectado, o servidor mantém a chave em memória para processar as sessões (transcrição e IA). Fora disso, nada é processado. O banco de dados também é criptografado em repouso.
• Cada profissional só acessa os próprios pacientes, com isolamento aplicado no próprio banco de dados (Row Level Security).
• As senhas são guardadas só como hash pelo serviço de login. Ninguém do Mind Notes vê a sua senha.
• Nenhuma gravação acontece sem consentimento ativo, e toda tentativa sem consentimento é recusada e registrada.
• Ações sensíveis (login, consentimento, gravação, exclusão, mudanças de configuração) ficam num registro de auditoria que os usuários não conseguem alterar nem apagar.
• A equipe técnica do Mind Notes só acessa a infraestrutura quando é necessário para manter o serviço, sob dever de sigilo, e lá encontra o conteúdo clínico criptografado.

8. Por quanto tempo guardamos

• Áudio e transcrição: por padrão ("Guardar só o resumo"), o áudio é apagado logo após a transcrição e a transcrição é apagada assim que o resumo da sessão fica pronto, junto com as citações literais tiradas dela. Ficam o resumo, os temas, as sugestões e as pessoas citadas. O profissional pode escolher guardar a transcrição e o áudio por 7 ou 30 dias, ou mantê-los, e pode apagar a gravação e a transcrição de uma sessão a qualquer momento. Se a análise falhar, a transcrição fica até a análise dar certo ou o profissional apagar.
• Resumos e anotações (e transcrições, quando guardadas): pelo prazo que o profissional configurar. O Conselho Federal de Psicologia exige guardar os registros documentais por no mínimo 5 anos (Resolução CFP nº 1/2009), e cabe ao profissional cumprir esse prazo.
• Exclusão de paciente: apaga sessões, gravações, transcrições, análises, pessoas citadas, consentimentos e arquivos. Também é possível excluir uma pessoa citada, com todas as menções a ela. O registro de auditoria guarda apenas que houve uma exclusão, sem o nome nem o conteúdo.
• Conta do profissional: enquanto estiver ativa. Depois do encerramento, os dados são excluídos, salvo o que a lei obrigar a guardar.

9. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir a qualquer momento:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos ou errados;
• cópia dos seus dados (portabilidade);
• exclusão dos dados tratados com base no consentimento, e revogação desse consentimento;
• informação sobre com quem seus dados são compartilhados;
• revisão de decisões tomadas só com base em tratamento automatizado.

Se você é paciente, fale primeiro com seu psicólogo ou psicóloga, que é o responsável pelos seus dados. A revogação da autorização de gravação também é feita com ele(a). Se preferir, escreva para [email protected]. Respondemos em até 15 dias.

Você também tem o direito de reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), pelo site gov.br/anpd.

10. Incidentes de segurança

Se acontecer um incidente que possa causar risco ou dano relevante, avisamos os profissionais afetados e a ANPD, conforme o art. 48 da LGPD, e ajudamos o profissional a avisar os pacientes.

11. Encarregado e contato

Dúvidas, pedidos ou reclamações sobre privacidade: [email protected].

Quando esta política mudar de forma relevante, avisamos no app. Se a mudança afetar o que o paciente autorizou, pedimos um novo consentimento.